Organizaciones, Juntas, y Comités

By: Kathryn Carroll

Cuando nos juntamos con personas que tienen las mismas metas o misión, formamos organizaciones donde es más fácil alcanzar nuestras metas. Entendiendo nuestro rol en estas organizaciones es importante en el éxito en estos roles, y el éxito de la organización.

En esta lección vamos a discutir:

Comités ejecutivos
Juntas Directivas
Unos roles de Comité
Y tipos roles adicionales en membresía.

Roles dentro la Organizaciones

Desempeñar un rol en una organización típicamente requiere que seas un miembro de la organización y demostrar habilidades y/o interés en desempeñando un rol particular. Puedes ser apuntado para un puesto, elegido para un rol, o incluso dirigido para cumplir un rol por las estatuas de la organización. Esta es una oportunidad para que ejercites tus habilidades y desarrolles tus capacidades de liderazgo.

Comités Ejecutivos

Hay ciertos roles que esperamos encontrar en organizaciones formales. Estos roles incluyen Presidente, Vicepresidente, Secretaria, y Tesorera. La Presidenta es la oficial principal de la organización normalmente encargada de la dirección y administración de sus policías. Un vicepresidente es próximo en fila después del Presidente y está empoderado a cumplir con los deberes del Presidente en la ausencia del Presidente. El Vicepresidente también es un diputado, tomando cargo de ciertas funciones como determinado por la organización. La Tesorera le confía el recibo, cuidado, y el desembolso de fondos. La Secretaria es responsable por los récords y correspondencia de la organización. Juntas, estas cuatro posiciones componen de un comité ejecutivo típico y se llaman oficiales a veces. Los comités ejecutivos aseguran que las funciones de la organización se llevan a cabo. Pueden ser parte de un comité más grande, y pueden reunirse por separado para tomar decisiones por la organización. El Comité Ejecutivo es por necesidad un comité permanente pero también puede ser un comité directivo –estableciendo las prioridades para la organización.

Junta Directiva

Las Junta Directiva (Junta) son el gobierno de muchas organizaciones, en particular las organizaciones sin fines de lucro. La Junta tiene muchas responsabilidades, incluyendo supervisar las operaciones financieras de la organización. La Junta también es responsable por contratar, despedir, y supervisar al director ejecutivo (CEO), si existe uno. El CEO supervisa la administración de la organización. El CEO es responsable de asegurarse que la organización cumpla con sus obligaciones-como la asociación o en contratos. La junta es responsable de asegurarse que la organización cumpla con los requisitos por su estatus de impuestos.

Como director, tú tienes el poder de ayudar a guiar la dirección de una organización y sus prioridades. Aún más, se debe asegurar que la misión y la filosofía de la organización están mantenidas. Hay tres funciones principales que nos atribuimos a la Junta. Estas son: 1. Obligación de cuidar; 2. Obligación de lealtad y; 3. Obligación de obediencia. En corto, quiere decir que tienes que tomar “cuidado razonable” (el cuidado de una persona ordinariamente prudente ejerciera en una situación similar) cuando haciendo decisiones para la organización, que no debes usar información obtenida por la posición para beneficio personal, que siempres actúas tomando en cuenta el mejor interés de la organización, y que eres fiel a la misión de la organización.

En suma, una Junta “es a menudo un perro guardián, un animador, un gerente, un planificador, un comunicador, todo al mismo tiempo.” Ser director puede ser muy gratificante, pero viene con muchas responsabilidades.

Roles de Comité
Existen varios tipos de comités, y los roles formales e informales dentro de ellos varían. Sin embargo, existen unos roles que vas a ver que son típicos, formal o informal, en la mayoría de comités. Uno de esos roles es el de presidente. El presidente preside la reunión. En otras palabras, el presidente maneja y dirige la reunión. Cuando oficiales ejecutivos se reúnen, el presidente o vicepresidente típicamente asume el rol, pero esto no tiene que ser el caso. Nominado o asignado a otros a servir en el rol puede tener muchos beneficios. Por ejemplo, otros además del presidente pueden practicar sus habilidades de liderazgo y administración y la responsabilidad no le calle solamente a un individuo. Presidentes deben estar preparados para administrar la agenda, manejar conflicto entre miembros, animar participación y asegurarse espacio para que perspectivas diversas sean escuchadas en el comité.

Otro rol que usualmente se encuentra en un comité es secretaria o persona tomando notas. Este rol es muy importante y a menudo subestimado. Notas o minutos de reuniones sirven muchos propósitos, y cuando bien escritos son muy útiles. Minutos conmemoran las actividades de un comité. A menudo se requiere que los comités informan sobre sus actividades a la Junta Directiva para demostrar que están logrando sus metas establecidas para avanzar las prioridades de la Junta Directiva. Buenas notas/minutos también son útiles para revisar las actividades previas del comité, y para mantener a los miembros ausentes al día. Finalmente, buenas notas van a apoyar en explicar el producto del comité–que son los planes concretos o que se ha logrado.

Roles Adicionales

Hay muchos más roles que encontrarás en organizaciones. Vamos a revisar unos ejemplos aquí.

Ex officio miembro de una organización, típico de una junta, es un miembro por virtud de su oficina. Hay muchos usos y significados para ex oficio, pero hay un uso común en el que vamos a enfocarnos. A veces, los procedimientos de una organización requieren que funcionarios gubernamentales o ejecutivos formen parte de la Junta Directiva representando la entidad para la que laboran. Su rol y experiencia se consideran necesarios para el éxito de la organización.

Miembros asesores (junta directiva) como miembros ex officio, presentan su posición, influencia, y pericia a una organización, típicamente una Junta Directiva. Sin embargo, una organización podría crear una junta asesora específica para reunir a personas que brinden apoyo adicional a la organización, incluso por un tiempo limitado.

Los miembros en prueba son aquellos que podrían estar participando en una organización en espera de la resolución de alguna acción. Será que el miembro aún tiene que cumplir con todos los requisitos de membresía, pero se le permite participar mientras tanto.

Miembros en general son generalmente aquellos que sirven en un comité o Junta Directiva pero no sirven también como oficiales. Entonces están disponibles para ser designados o elegidos en posición de oficial. Es beneficioso tener miembros en general como no están limitados a roles específicos o representando poblaciones específicas. Un ejemplo de esto es el modelo común de gobierno local–el ayuntamiento. Mientras que la mayoría de los miembros del ayuntamiento representan distritos geográficos, barrios o parroquias, se encuentran a veces miembros en general elegidos por residentes de la ciudad entera. De esa manera, hay individuos quienes tienen una visión más amplia sobre las personas a quienes sirven.

Finalmente, debemos reconocer que no todos los miembros son miembros que votan. Miembros que no votan de organizaciones se pueden sentir libres de compartir sus opiniones y perspectivas, pero sin embargo carecen el poder de votar sobre la dirección y prioridades de la organización. Los miembros asesores, por ejemplo, pueden compartir su experiencia y asesorar a una Junta Directiva pero dejar las decisiones finales en manos de la Junta Directiva.

Una Nota

Mientras que esta lección sirve como una visión general de los roles que necesitas llenar como un miembro de una organización, recuerda que siempre debes leer las reglas y procedimientos gobernando una organización para entender la estructura, que roles específicos la organización tiene, y cuales son las funciones de esos roles.

Toda Participación es Valiosa

No se te olvide que ser un miembro es un rol también. Sirviendo como oficial o presidente en reuniones no es un requisito para participación activa dentro la organización. Compartiendo tus opiniones, perspectivas, anadenio su pericia a la discusión, y votando son actividades importantes sin importancia a su título dentro la organizació

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